Was gehört alles in die Nebenkostenabrechnung?

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Im Mietrecht werden alle Kosten als Nebenkosten bezeichnet, die der Besitzer im Rahmen der Bewirtschaftung einer Immobilie zahlen muss. Dazu zählen die Betriebskosten, Instandhaltungskosten und Verwaltungskosten. Das Wort Nebenkosten dient also eher als Sammelbegriff, doch vor allem, wenn es sich um Mietobjekte handelt, ist wichtig zu wissen, welche Kosten wirklich Nebenkosten sind und somit auf die Mieter umgelegt werden dürfen und welche nicht. Dem gehen wir im folgenden Artikel auf den Grund. 

Was genau sind Nebenkosten?

Als Nebenkosten stellen Vermieter jene Kosten in Rechnung, welche durch die direkte Nutzung des Mietobjekts entstehen. Daher sollten Sie sich als Vermieter ganz genau informieren, welche Ausgaben als Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden können. Machen Sie die Nebenkostenabrechnung in Excel, in der Vorlage sind zudem alle möglichen Nebenkosten bereits übersichtlich aufgeführt. So wissen Sie nicht nur, welche Punkte Nebenkosten sind, sondern können diese auch gleich individuell eintragen.

Was ist der Unterschied zu Betriebskosten?

Nebenkosten und Betriebskosten werden oft gleichgesetzt. Allerdings handelt es sich bei Betriebskosten, um Kosten, die eine Immobilie verursacht, sobald diese als Wohnraum genutzt wird. Die Nebenkosten sind dagegen die Ausgaben, die man zu zahlen hat, um eine Immobilie überhaupt bewirtschaften zu können.

 

Diese Kosten dürfen umgelegt werden

Sofern eine Betriebskostenumlage im Mietvertrag vereinbart wurde, kann der Vermieter alle in der Betriebskostenverordnung aufgeführten Kosten dem Mieter in Rechnung stellen. In der Verordnung sind 16 verschiedene Kostenarten aufgeführt. Die zahlt man entweder als Betriebskostenpauschale oder aber als monatlichen Abschlag. Umlagefähig sind dabei nur Nebenkosten, die dem Vermieter regelmäßig anfallen. Fallen die Kosten nur einmalig an, dann können diese meistens nicht umgelegt werden. Diese Kosten sind umlagefähig:

 

  • laufende öffentlichen Lasten des Grundstücks bzw. Grundsteuer
  • Wasserversorgung
  • Entwässerung (Gebühren für die Nutzung einer öffentlichen Entwässerungsanlage oder die Kosten einer eigenen Anlage)
  • Betrieb der zentralen Heizungsanlage und Abgasanlage
  • Betrieb der zentralen Warmwasserversorgungsanlage
  • verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
  • Betrieb eines Personen- oder Lastenaufzugs
  • Müllabfuhr und Straßenreinigung
  • Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung (nur laufende Kosten)
  • Gartenpflege (Kosten für die Erneuerung von Pflanzen und entsprechende Personalkosten)
  • Beleuchtung, Kosten für die Außenbeleuchtung und Flure
  • Schornsteinreinigung
  • Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Hauswart
  • Betrieb einer Gemeinschaftsantennenanlage
  • Betrieb von Einrichtungen für die Wäschepflege
  • sonstige Betriebskosten

Diese Nebenkosten dürfen nicht abgerechnet werden

Was der Vermieter selbst zahlen muss, ist ebenso exakt geregelt. Dazu gehört unter anderem die Instandhaltung und -setzung. Die Kosten für den Austausch eines Teppichbodens oder die Heizungsreparatur ist in der Regel nicht umlagefähig. Ist ein Bestandteil der Wohnung abgenutzt oder defekt, dann ist der Vermieter jedoch in der Pflicht diesen trotzdem zu reparieren. Auch die Verwaltungsarbeit darf nicht umgelegt werden. Erforderliche Arbeitskräfte oder die Arbeit des Vermieters selbst darf den Mietern nicht in Rechnung gestellt werden.

​​So werden die Nebenkosten berechnet

Die Nebenkosten setzen sich aus Wasser-, Strom- und Heizkosten zusammen sowie Ausgaben für die Reinigung, Wartung und Kosten für Versicherungen und Dienstleistungen. Auf Grundlage eines Verteilerschlüssels werden die Nebenkosten auf den Mieter umgelegt. Der Schlüssel ergibt sich in der Regel aus der Größe der Wohnung.

 

Nebenkosten im Mietvertrag

Welche Kosten umgelegt werden dürfen, ist in der Betriebskostenverordnung exakt geregelt. Statt alle Nebenkosten im Mietvertrag aufzuzählen, wird der Begriff Betriebskosten verwendet. Damit sind die Kosten klar genug definiert. Ebenfalls sichert sich der Vermieter damit gegen zukünftige Ausgaben ab: Wird nach Abschluss des Vertrages ein Hausmeister oder ein Unternehmen zur Gartenpflege beauftragt, dann sind diese Kosten durch die Betriebskosten ebenfalls abgedeckt.

Was ist, wenn ein Objekt leer steht?

Das Risiko eines Leerstands wird immer durch den Vermieter getragen. Leerstandskosten dürfen nie umgelegt werden. Auch der Verteilerschlüssel darf sich nicht einfach von der Größe der Wohnung, auf die Anzahl der im Haus lebenden Personen verändern. Die Kosten des Leerstands können durch den Vermieter dafür in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Dort können diese unter Werbungskosten eingetragen werden.

 

Als Vermieter ist es sinnvoll, die Nebenkostenabrechnung übersichtlich zu gestalten und in Form einer Excel-Vorlage zu erstellen. Diese Tabelle kann dann auch dem Mieter mitgeschickt werden. So wissen beide Parteien, welche Kosten nun exakt umgelegt werden und welche nicht.